Как все успеть за восемь часов
Организовав свое время, ты забудешь, что такое жизнь в постоянном дедлайне, избавишься от хронической усталости и ночных бдений. И сможешь, наконец, спокойно уйти в отпуск и найти время для себя! Советы дают таймменеджеры.
Если ночные посиделки в офисе стали частью твоей жизни и ты даже подумываешь отказаться от отпуска – скорее всего, ты неправильно распределяешь свое рабочее время. Спасение в подобной ситуации только одно: жесткое планирование. Первое и самое главное, что нужно сделать, –составить четкий план всех своих задач и действий. Итак, берем ежедневник и записываем…
Все идет по плану
Стратегические цели – это планы на ближайший год.«Промежуточный» план – на ближайший квартал или месяц, он поможет справиться с «эпохальными» годичными проектами. Если последние «раздробить» на более мелкие задачи по месяцам, а в конце каждого квартала проверять, все ли идет по плану, – любая, даже самая сложная, задача окажется выполнимой. Это известный прием бизнес-тренеров – «Съешь слона по частям». Исходя из планов на месяц, составляй план на неделю.
Самые трудоемкие задачи планируй на первую половину недели, пока ты бодра и полна сил. К тому же, если при их реализации возникнут неожиданные сложности, у тебя будет еще день-два в запасе. И самое главное – план на день. Составь его перед уходом с работы. А утром принимайся за самое сложное задание. Обычно из-за подсознательного нежелания браться за него мы долго «раскачиваемся».
Важное и второстепенное
А теперь задачи на день распределим по степени важности. Все запланировать невозможно, – возразишь ты. Все равно в течение дня случится что-то непредвиденное: босс подбросит срочное поручение, позвонит нервный клиент, коллега попросит помочь… И весь четкий, любовно выстроенный план летит в тартары. Чтобы подобного не случилось, специалисты советуют планировать лишь часть своего рабочего дня – от 60 до 80%. Остальное время – это запас на случай таких вот неожиданностей.
Кроме того, сваливающийся на твою голову ворох заданий обязательно сортируй.
Срочные и важные задачи – ими, конечно, нужно заняться в первую очередь.
Срочные, но не очень важные (не путай их с первой группой!) поручения со сроками «на вчера» зачастую вполне могли бы подождать несколько дней. Чтобы избежать неожиданных заданий от начальства с грифом: «займись этим прямо сейчас», дотошно уточняй у шефа, сколько времени он готов выделить тебе на выполнение поручения. И обязательно выясни, как новое задание соотносится с остальными твоими задачами. Вполне возможно, что после обсуждения проблемы начальник перепоручит «горящее» задание менее занятому сотруднику. Или даст тебе несколько дополнительных дней для работы над отчетом.
Несрочные, но важные. Ты давно уже собираешься перенести контакты, записанные от руки в разных записных книжках, в один файл на компьютере. И не первую неделю порываешься разобрать архивы. Но все не доходят руки. Сделай над собой усилие и все-таки выдели пару часов в конце недели на то, чтобы упорядочить все документы. Ведь это существенно облегчит дальнейшую работу.
Кто ворует твое время
Попробуй несколько дней поминутно фиксировать, куда уходит время. Ты поразишься, какой солидный кусок дня «съедают» «перекуры» и попытки найти нужный документ в завалах на столе. Вообще, самые главные «похитители» времени – это наши вредные привычки и слабости вроде рассеянности или излишней общительности.
Умей говорить «Нет!». Помогать, конечно же, нужно. Но только тогда, когда чужие просьбы не мешают выполнять твои прямые обязанности.
Не начинай рабочий день с праздных разговоров с коллегами. Сама знаешь, как затягивает. «Первым делом – самолеты». Все остальное – в обеденный перерыв.
Выключи ICQ и «Одноклассников»! Интернет-коммуникации похищают уйму рабочего времени. Если «аська» нужна тебе для работы, не лишним будет в контакт-листе сделать группу «работа» и общаться только с ней, поставив иконку «Не беспокоить».
Наведи порядок на рабочем столе. Вспомни, сколько минут ты обычно тратишь, чтобы найти в своих «альпах» нужный документ. Чтобы не расходовать попусту время и нервы, в конце каждого рабочего дня выделяй несколько минут на сортировку скопившихся документов. На рабочей поверхности оставляй только самые важные и срочные бумаги. Остальные разложи по папкам и пластиковым ячейкам в удобном тебе порядке.
Отдыхай правильно! Не впадай к крайности. Вкалывать весь день, не позволяя себе ни на минуту расслабиться, – неправильно. Эффективнее всего действуют пятиминутные перерывы каждый час-полтора (к такому режиму наш организм привык еще во время школы и студенчества). Хорошее правило: если работаешь сидя – отдыхай стоя. То есть поднимись из-за стола. Пройдись по комнате. Выйди на свежий воздух.
На отдых!
Чтобы последние рабочие дни не превращались в сплошную нервотрепку, а твой отпуск не испортили неприятные звонки из офиса, не забудь…
- за месяц до отъезда составить список всех дел, которые необходимо закончить. В первую очередь берись за выполнение самых важных и сложных.
- за пару недель напомнить о своем отпуске начальнику. Чтобы шеф внезапно не «обрадовал» тебя срочным и трудоемким заданием.
- узнать, кто будет замещать тебя на время отпуска. Введи коллегу в курс своих дел. На всякий случай оставь номер контактного телефона, по которому тебя можно найти. Но напомни, что на это время собираешься полностью забыть обо всех офисных проблемах. Чтобы не беспокоили по пустякам.
- за день-два предупредить по электронной почте всех партнеров и клиентов. Обязательно сообщи им имя и контакты коллеги-заместителя и дату своего возвращения в офис.
